Em empresas de qualquer segmento há uma necessidade de manter a comunicação alinhada, para o bom funcionamento das operações. Nesse sentido, é importante que haja um sistema eficiente de coleta e entregas, que se encaixe nas funções diárias do ambiente. Dessa forma, os serviços de malote oferecem uma grande praticidade para colaboradores e lideranças. Contudo, é fundamental utilizar esta modalidade de envio corretamente.
Frequentemente, a movimentação de materiais, documentos e até mesmo mercadorias ou objetos em geral entre filiais, sedes e clientes tem uma grande importância para a rotina no trabalho. Isso porque muitas atividades dependem dessa troca rápida de comunicações. Porém, é essencial que haja uma boa estratégia logística para isso.
Em suma, um bom planejamento dos serviços de malote pode otimizar muitos custos operacionais e garantir que o tempo de trabalho seja eficiente. Assim, deve-se investir em uma boa estratégia de envio desses malotes. Por isso, preparamos o artigo de hoje para auxiliar na escolha do modelo ideal deste serviço. Veja as nossas dicas e prepare-se. Boa leitura!
O que são serviços de malote?
A princípio, os serviços de malote tinham o objetivo de fazer o transporte de documentos ou papéis em grupos. Com o passar do tempo, as necessidades dos usuários expandiram e hoje um malote suporta não apenas papéis, mas pequenos volumes também.
Atualmente, há coletas e entregas de malotes com até 25 kg e os serviços podem ser programados com frequência quinzenal ou mensal, por exemplo. Assim, se a sua empresa tem a necessidade de fazer envios constantes, não é mais preciso buscar uma transportadora diferente quando chegar esse momento.
Isso porque a especializada em serviços de malotes se torna responsável pela coleta, triagem e transporte dos malotes, do remetente ao destino, na frequência contratada. Dessa maneira, cria-se um fluxo contínuo entre os pontos que precisam se comunicar e isso acontece conforme as necessidades de cada organização.
Como saber a frequência ideal para contratar os serviços de malote?
Antes de contratar serviços de malote, deve-se analisar algumas questões. Primeiro, considere o tamanho da sua empresa e o número de filiais. Segundo, o gestor deve avaliar o tipo, tamanho e peso do que precisa ser transportado e com que frequência esta transação ocorre. Também é importante entender o nível de urgência deste envio.
Assim, o que determina a frequência dos serviços de malote é a necessidade real da empresa, já que esta modalidade opera diária, semanal, quinzenal e mensalmente. Contudo, para criar um ciclo eficaz de envios, deve-se entender, também, o tempo do translado desde a coleta até a entrega.
O que transportar nesta modalidade de entrega?
Em suma, os serviços de malote foram criados para enviar papéis e documentos importantes. Porém, atualmente, essa categoria de envio já abrange outros itens, como pequenos objetos ou volumes. Vale lembrar que esta modalidade não suporta muito peso, devido à embalagem do malote.
Ainda, não é comum transportar carga delicada, alimentos perecíveis que necessitam de temperatura controlada ou medicamentos. Isso porque estas categorias de mercadoria exigem condições especiais para o transporte, evitando o risco de danificá-las.
Por que contratar uma transportadora?
É possível realizar esta movimentação com funcionários da própria empresa. Contudo, terceirizar os serviços de malote pode ser muito vantajoso. Isso porque transportadoras especializadas nesta modalidade de envio permitem um maior controle nos processos.
Além de não tirar o foco dos seus funcionários da atividade principal da empresa, é possível ter algumas outras facilidades. Por exemplo, a segurança de uma entrega monitorada e, ainda, o envio rápido destes itens.
Outra vantagem é a otimização de recursos, já que não é preciso fazer investimentos internos para assegurar todas essas funcionalidades, ao contratar uma empresa especializada. Também não é preciso designar funcionários específicos para a tarefa, tendo que contratá-los de forma independente, arcando com os custos trabalhistas, capacitações e treinamentos.
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