Você já ouviu falar sobre a GED? A Gestão Eletrônica de Documentos é uma solução tecnológica que tem revolucionado a forma como as empresas lidam com seus documentos e informações. Nesse artigo, vamos explorar tudo que você precisa saber sobre essa ferramenta poderosa. Vamos lá?
O que é Gestão Eletrônica de Documentos – GED?
A Gestão Eletrônica de Documentos é um conjunto de técnicas e práticas que visam organizar, armazenar, gerenciar e disponibilizar documentos de forma eletrônica. Assim, com o uso de softwares específicos, é possível digitalizar, indexar e categorizar documentos, facilitando o acesso e a busca por informações importantes.
Dessa forma, ao ser aplicada aos processos internos, ela proporciona diversos benefícios para a empresa. Dentre eles, citamos os principais abaixo:
1. Redução de custos
Com a eliminação do uso de papel e a otimização dos processos de arquivamento e busca, é possível reduzir os custos relacionados à impressão, armazenamento físico e transporte de documentos.
2. Maior agilidade e produtividade
Outro grande benefício da GED está na acessibilidade ágil aos documentos digitalizados , diminuindo o tempo de busca das informações. Além disso, a automação de processos permite a realização de tarefas de forma mais eficiente e rápida.
3. Segurança da informação
A GED garante maior segurança na gestão de documentos, uma vez que é possível controlar o acesso e a permissão de visualização e edição. Ademais, a criação de backups e a proteção contra perdas e danos físicos garantem a integridade dos documentos.
4. Sustentabilidade ambiental
Esse benefício vem como consequência da redução de custos, uma vez que, ao reduzir o uso de papel, também ajuda a contribuir para a preservação do meio ambiente.
Mas e como implementar a Gestão Eletrônica de Documentos?
Para te ajudar a entender melhor, separamos um guia com passo a passo para implementar a Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa:
1. Avalie as necessidades da empresa: identifique os principais desafios e problemas relacionados à gestão de documentos e defina quais as metas a serem alcançadas com a implantação da GED.
2. Escolha o software adequado: pesquise e selecione software que atenda às necessidades da sua empresa. Assim, verifique se ele possui recursos como digitalização, indexação, categorização e controle de acesso.
3. Digitalize os documentos existentes: converta os documentos físicos em arquivos eletrônicos através da digitalização. Além disso, certifique-se de que a qualidade da digitalização seja adequada para garantir a legibilidade e integridade dos documentos.
4. Organize os documentos: crie uma estrutura de organização que facilite a busca e recuperação das informações por meio de categorias, palavras-chave e meta-dados que identifiquem cada documento.
5. Monitore e atualize constantemente: acompanhe o desempenho da GED e faça melhorias conforme necessário. Assim, mantenha-se atualizado sobre novas tecnologias e práticas relacionadas à gestão eletrônica de documentos.
Em suma, a Gestão Eletrônica de Documentos é uma solução eficiente e moderna para empresas que desejam otimizar seus processos e ter maior controle sobre suas informações.
E você já conhecia a GED e os seus benefícios? Se gostou do post, não deixe de compartilhar ele e acessar o nosso blog para muitos outros conteúdos interessantes como esse.